Slik gjør vi det i Skill:

Skill har implementert og bruker Azure Information Protection, og vil i økende grad utveksle dokumenter med våre kunder og partnere hvor dokumenter med innhold er klassifisert som f.eks. konfidensiell, hemmelig eller sensitiv, samtidig som vi kan kryptere innholdet og sette rettigheter i dokumentet som gjør at bare de eksterne brukerne/organisasjonene som er ment å ha tilgang, får denne tilgangen, og at informasjonen ikke kommer i uvedkommende hender.

Skill utveksler mange dokumenter med eksterne kunder og partnere, fra tilbud og avtaler, til løsningsdokumenter og presentasjoner. Noen av disse dokumentene inneholder informasjon som bare er ment for de mottagerne det gjelder, enten dette er enkeltpersoner eller hele organisasjoner. Denne informasjonen kan også være konfidensiell, hemmelig, sensitiv eller personlig.

Ofte deles disse dokumentene via prosjektområder og teamsamarbeid i Office 365, da har vi kontroll på tilgang via inviterte brukere, som sikrer at uvedkommende ikke får tak dokumentene. Men ofte sendes dokumenter som vedlegg til eksterne e-post adresser, noe som gjør at dokumentet havner utenfor vår kontroll.

 

Les videre her hva du må gjøre hvis du får et beskyttet dokument fra Skill

 

Hva er Azure Information Protection?

Azure Information Protection er en løsning som ivaretar hele livssyklusen av dokumenter utvekslet internt eller mellom organisasjoner, som omfatter:

  • Klassifisering og etiketter: Klassifiser dokumenter og filer manuelt eller automatisk etter dokumentets innhold, for eksempel konfidensielt, hemmelig, personlig eller internt.
  • Kryptering, tilgangskontroll og policy: Sikre at kun de brukerne som skal ha tilgang til dokumentet har det, og at rettighetene blir tvunget gjennom uansett hvor dokumentet befinner seg.
  • Monitorering og respons: Følg opp dokument etter det er delt, se hvem som har vellykket eller blitt nektet tilgang, og trekk tilbake rettigheter til dokumenter etter behov.

 

Azure Information Protection Viewer

For å kunne lese beskyttet innhold må du ha installert en Azure Information Protection Viewer installert.

 

Hvis du ikke har denne installert, så kan du laste ned på denne linken: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=54536. For organisasjoner som har styrt utrulling av applikasjoner, så kan dennes også automatisk installeres for eksempel via Configuration Manager eller Microsoft Intune. Ta kontakt med IT i din organisasjon for hjelp med dette.

Når denne er installert og du er logget på med en Azure AD konto, så er den klar til å åpne beskyttede dokumenter enten via Viewer eller dobbeltklikke på beskyttet innhold:

 

AIP Viewer er også tilgjengelig på mobile plattformer via iOS, Android og Windows Store App’er, samt for Mac.

Azure Information Protection konto og innlogging

For å kunne åpne beskyttet innhold må man ha en Azure AD konto. Hvis din organisasjon allerede benytter Office 365 eller Azure tjenester i et abonnement, så er din organisasjonskonto (work account) mest sannsynlig klargjort for innlogging i AIP klienten og du kan lese beskyttet innhold som er delt med deg. Hvis du organisasjon derimot ikke har etablert noen tjenester med Azure AD subscription, så har du mulighet til å registrere deg for en gratis konto for Azure Information Protection.

Det enkleste å sjekke selv er å gå til denne linken: https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=524168, og følge instruksene videre der.

 

For eksempel for min Skill bruker, så får jeg beskjed om at jeg allerede er kjent og kan logge inn:

 

 

Etter innlogging med min organisasjonskonto i Azure AD, får jeg også verifisert at jeg har en lisens:

 

Etter dette kommer jeg til en hoved landingsside, hvor jeg kan laste ned klient for Windows og Mac, eller linke videre til mobile apper fra Windows Store, Android/Google Play og iOS/App Store.

 

Åpning av beskyttet innhold

Med AIP Viewer installert og logget inn med Azure AD organisasjonskonto er du klar for å åpne beskyttet innhold sendt til deg fra Skill (eller andre).

Dokumenter som er beskyttet får en egen filtype prefikset med bokstaven ‘p’, for eksempel dette PDF dokumentet:

 

Ved åpning av filen i AIP viewer vil dine rettigheter til dokument sjekket, du kan lese innholdet og sjekke hva du har av tillatelser (for eksempel kopiering, lagre som, redigere, skrive ut mm). Jeg er eier av dette dokumentet så har alle rettigheter:

 

Vil du vite mer om Azure Information Protection?

Hvis du vil vite mer om Azure Information Protection og vite hvordan du selv kan komme i gang med å dele beskyttet innhold med dine kunder og partnere, book et uforpliktende møte med oss.