Jackon AS er et norsk industrikonsern som produserer isolasjon og emballasje til byggebransjen og  industri. Bedriften består av 15 fabrikker i Europa, hvorav 12  i Norge. Jackon er blant de største i Norden i sin bransje med over 700 ansatte. Skill har hos Jackon levert en samhandlingsløsning basert på Office 365. Som en del av denne leveransen er det kjørt et brukeradopsjonsløp for og bedre kunne sikre gevinstrealisering med deres nye løsningen.

Brukeradopsjon øker den kollektive hukommelsen

Prosjektet hadde som formål å føre til økt felles kunnskap i bedriften, effektivisering under slagordet «Jobb smartere» og å øke medarbeidertilfredsheten. I tillegg til dette ønsket Jackon å samle organisasjonen i større grad, på tvers av avdelinger og land. På tvers av deres avdelinger foreligger ulike behov.

Hvilke grep kunne Jackon ta for å få med alle brukerne? 

Flere småtiltak og tilrettelegginger ble i verksatt.  Tiltak som at de ansatte har en enkel pålogging på systemer med tilgjenglig, personifisert innhold som har relevanse tilknyttet avdeling og rolle. Enkle fokusområder ble også satt som sentrale i oppbygging av en kultur, hvor kommunikasjon og dialog skal gjennomføres digitalt.

Jackon hadde behov for et kompetanseløft på alle verktøyene de ønsket å benytte i Office 365. De måtte lære å forstå hvordan plattformen legger til rette for kommunikasjon, og hvordan lagre slik at det er enkelt for deres kollegaer å få innsikt gjennom søk eller deling av dokumenter. For å vite hvilken retning de skulle styre etter, ble det utarbeidet konkrete målinger og kartlegging i prosessen, for å være bevisste på hvorfor vi gjør dette og hva som er forventet gevinst i utgang av prosjektet.

Les mer om brukeradopsjonsprosjekter.

Medarbeidere skulle oppleve deres nye digitale plattform som noe som er med å bygge oppunder, «oss på Jackon», som igjen skal bidra til å høyne arbeiderenes tilfredshet. Jackon ville også bedre en økt kollektiv hukommelse, som vil si å opprettholde en beste praksis og en felles forståelse av hva det er på tvers av organisasjonen.

Brukeradopsjon legger til rette for innsikt og modning. I tillegg forankres prosessen i konkrete mål, som de senere kan gå tilbake å kontrollere på i veien mot gevinstrealisering. Det må blant annet kartlegges hvilke arbeidsflater som er i bruk. Kjøreregler som sier noe om hvordan ansatte i Jackon skal jobbe, og ikke minst ta høyde for at nye løsninger krever nye vaner.

Hva skal vi starte å gjøre og hva skal vi slutte å gjøre?

Eksempel på dette vil kunne være: Vi skal starte å lagre alt sentralt i SharePoint og slutte å lagre alt lokalt på egen PC. Dette for å etterstrebe åpen samhandling.

Ny løsning krever nye vaner - Vi skal starte å gjøre og vi skal slutte å gjøre

Gjennomføring

Tidlig i brukeradopsjonsløpet ble interne støttespillere innvolvert hos Jackon. Deres rolle var å skape forankring og fremdrift i endringen - også etter at Skill hadde ferdigstilt sitt prosjekt. Støttespillerene besto av ledelsen og superbrukere. Ledelse kommuniserer visjon og er gjerne beslutningstakere.  Deres hovedoppgave er å bidra til å skape forankring for løsningen i alle ledd. Superbrukere formidler og lærer opp ansatte. Det har i samarbeidet med Jackon, vært fokus på å kartlegge behov for kommunikasjon og opplæring for alle medarbeidere. På den måten sikte rman mot at alle skal være i stand til å ta i bruk løsningen som tiltenkt.

Fokusområdene i opplæringen så langt i prosessen har vært hvordan vi skal kommunisere i Jackon. Dette gjelder hvordan vi lagrer, deler og søker etter informasjon. Tidligere har det gått mye tid på å lete etter informasjon. Opplæringen har foregått av klasseromsundervisning, Skype og workshops med tilhørende hjemmelekser. Skill bistår fortsatt Jackon med det digitale oppfølgingsløpet i dag. Dette består av blant annet kartleggingsundersøkelser, digital informasjon og opplæring gjennom opplæringsprogrammer.

Forventede effekter og realisering av disse

På dette tidspunkt er Jackon fortsatt opp i en endringsfase, men er fornøyd med gjennomføring så langt.

Marianne Mugge, som har vært prosjektleder fra Jackon, synes prosessen har vært i tråd med hva vi sammen hadde satt av ønsker rundt tiltak. Hun ser verdien av brukeradopsjonsløpet og forstår hva det skal gi av verdi. Foruten dette,  ville de ikke kommet i gang like raskt. Hun har opplevd Skill som tydelige, ryddige, samt lett og trives å være sammen med. Jackon er en tradisjonell organisasjon og endring av vaner kan være utfordrende i seg selv.

Endring av vaner er en utfordring i seg selv», sier Prosjektleder, Marianne Mugge, som sier hun har lært mye av Skill i denne prosessen og synes det har vært et spennende prosjekt å få ta del i.

Det har vært viktig for Jackon å samle organisasjonen og skape en arbeidsmetode som går på tvers av alle ulike behov. Samtidig ønsker de å nå ut med viktig informasjon på en sånn måte at fabrikker og kontorer snakker sammen. Det er de godt i gang med i dag, og er fortsatt under oppfølging av Skill.

 

Vil du høre mer om hvordan Skill jobber med brukeradopsjon. Book et møte med oss!