Moss Kommune i Østfold var blant de aller første kommunene i Norge som banet vei ut i skyen, ved å gi en stor andel av kommunens ansatte epost og tilgang til Office som skybrukere. Moss kommune er opptatt av å benytte mulighetene teknologien tilbyr, for høy effektivitet, fleksibilitet og sikkerhet. 

UTFORDRINGEN          
Kommunen har 2300 ansatte, hvorav rundt 600 ikke er typiske PC-brukere, eksempelvis flere ansatte i barnehage, omsorg og teknisk sektor. Disse har ikke hatt tilgang på epost og kalender tidligere.  Ved innføring av nytt kvalitetssikringssystem i kommunen ble det behov for å få e-post til alle ansatte. I valget av løsning ble både kostnader og integrasjon mot eksisterende plattform vurdert.   – Vi hadde flere brukere som ikke hadde behov for full lisens, kun tilgang til e-post og kalender. En ny løsning måtte også kommunisere med den plattformen vi allerede hadde. Samtidig ble kostnadene til drift og backup vurdert.

LØSNINGEN         
Skybasert Office 365 kom ut som det mest rimelige og brukervennlige alternativet. Sammenlignet med en løsning hvor alle ansatte skulle inn i eksisterende plattform, har vi spart rundt en halv million kroner i driftsressurser og lisensiering ved å gå for Office 365. Kommunen valgte sin lokale IT-partner Skill til å implementere løsningen. - Det var også et sikkerhetsaspekt  ved valget som måtte avklares, og ved siden av Skill var vi i dialog med Datatilsynet, Det Norske Veritas og Microsoft. En skybasert løsning med Office 365 i kommunal sektor er regulert av Personopplysningsloven, og Datatilsynet krevde en risikovurdering av prosjektet. Det Norske Veritas bistod kommunen som rådgiver i arbeidet med vurderingen, som tok for seg risiko ved ekstern lagring av informasjon, hva slags informasjon som vil bli lagret og hvem som har tilgang til informasjonen.

I forlengelse av dette ble det ble utviklet rutiner og tiltak for å sikre informasjonen. I denne prosessen bistod Microsoft med dokumentasjon av løsningen, og det ble inngått en databehandleravtale mellom kommunen og Microsoft. Personopplysningsloven krever en slik avtale når behandling av personopplysninger settes ut til en ekstern leverandør.

RESULTATET
Samhandling – kostnadseffektivt og trygt Kostnadseffektivt. Office 365 har lave lisenskostnader, er priset pr. bruker samtidig som man har fleksibilitet i forhold til lagringskapasitet i skyen. Kostnader til drift er redusert og kostnader til backup er eliminert. Andre økonomiske besparelser kommer  eksempelvis i form av lavere portokostnader når dokumenter som lønnslipper kan sendes ut til alle ansatte via e-post. Sikkerhet. Med god dokumentasjon fra Microsoft, samt rutiner og tiltak utviklet ved hjelp av en grundig risikovurdering, kan Moss Kommune ivareta sikkerheten for sine brukere.  Enkel administrasjon. Den skybaserte løsningen er godt integrert med den eksisterende plattformen som Moss Kommune hadde. Dermed kan de administrere brukere på en enkel måte – ett sted. Brukeren kan også flyttes ut og inn av skyen ettersom det oppstår endring av behov. Samhandling. Med innføringen av Office 365 har kommunen og ansatte mulighet til å kommunisere direkte. Samtidig er operasjoner som krever mail, eksempelvis bestilling av varer, nå mulig for en større del av de kommuneansatte. Moss Kommune har som mål å ha 600 brukere i skyen i løpet av kort tid. - Med Office 365 i skyen har vi nå mulighet til å kommunisere og samhandle med alle ansatte. Administreringen av løsningen er ett sted, og vi har spart rundt en halv million kroner i forhold til lisensiering og driftsressurser sammenlignet med å drifte løsningen selv. Neste skritt er å se på nye muligheter som bruk av SharePoint, avslutter IT-avdelingen i Moss Kommune.