Nofima er Europas største næringsrettede forskingsinstitutt, med fokus på matindustrien og akvakultur- og fiskerinæringen. Instituttet ble etablert 1. januar 2008 og har om lag 362 ansatte, med en årlig omsetning er rundt 545 millioner kroner. Nofima leverer internasjonalt anerkjent forskning og løsninger som gir næringslivet konkurransefortrinn langs hele verdikjeden. Deres hovedkontor ligger i Tromsø, og de har forskningsvirksomhet på Averøy, i Bergen, Stavanger, Sunndalsøra, Tromsø og på Ås. De eies av Statens Nærings- og fiskeridepartement (NFD), Stiftelsen for landbrukets næringsmiddelforskning (NSL) og Akvamarin Møte og Romsdal.

 

Utfordringen

Nofima AS ble offisielt etablert i 2008 som en omorganisering av fiskeri -, havbruks - og landbruksvitenskapelige forskningsmiljøene. Forskningsmiljøene gikk inn i omorganiseringen med hver sine applikasjonsporteføljer for dokumenthåndtering og samhandling, noe som ga utfordringer i forhold til samarbeid på tvers av miljøene. Nofima sine Lotus Notes systemer hadde stor grad av skreddersydde moduler, som resulterte i høye driftskostnader. De ønsket en mer standardisert løsning.Nofima ble opprettet for å skape verdier sammen, på tvers av ulike fagområder og lokaliteter. De hadde nå behov for systemene som understøttet samhandling. At alle jobbet på ulike systemer og på ulike måter gjorde det vanskelig å jobbe effektivt og sikre nødvendig åpenhet, felles kultur og engasjement rundt søknader og prosjekter. IT prosjektet kom som et svar for å lette arbeidshverdagen og øke verdiskapningen for Nofima som helhet.

Løsningen

Løsningen ble migrering fra Lotus Notes til Office 365. E-post ble migrert til Exchange Online som en del av Office 365, for å tilrettelegge for bedre tilgang til e-post på tvers av systemene. For å imøtekomme ønsket om bedret kommunikasjon på tvers av forskningsmiljøene, valgte de Lync Online levert med tale-, video- og lynmeldingsfunksjonalitet. For å øke muligheten for kunnskapsdeling ble SharePoint implementer som Intranettløsning. Intranettet tilbyr funksjonalitet som nyheter fra forskningsmiljøene, avdelingsspesifikke sider, sosiale nyhetsoppdateringer og integrasjon mot prosjektplanleggings-verktøyet Inspiro for Søknads- og prosjektstøtte (SPS). I tillegg gir dokumentbiblioteket nye muligheter til å dele dokumenter på egne sider eller i tilsiktede mappestrukturer.
Microsoft Dynamics CRM ble Nofimas nye kunde- og prosjektbase, hvor e-post og relatert informasjon enkelt kan lenkes til forretningsforbindelser. Microsoft Dynamics CRM spilte også en viktig rolle i Nofimas Søknads- og prosjektstøtte, som verktøy for registrering av søknader og visualisering av statistikk og pipeline fra SPS.

Resultat

Resultatet ble en løsning for å sikre relevans og kvalitet på arbeidet, forenklet det administrative i gjennomføring og økt tid til det de skal egentlig jobbe med: å skape forskningsbasert kunnskap.
Kombinasjonen SharePoint, Exchange, Lync og Microsoft Dynamics CRM spiller på lag for en helhetlig arbeidsflate, for kunnskapsdeling gjennom kommunikasjon og samhandling. Utvidet valgfrihet til kommunikasjonskanaler åpner valgfrihet basert på tilgjengelighet, type henvendelse og personlig preferanse.
Dokumentbiblioteker i SharePoint tilrettelegger for kompetansedeling innenfor hele organisasjonens bredde, og Søknads- og prosjektstøtte-prosessen er blitt strømlinjeformet gjennom integrasjonene. Et nøkkelord i prosessen har vært «verdiskapning» med fokus på de ansatte sin arbeidshverdag, kommunikasjon og løft av eksisterende samarbeid gjennom mulighetene teknologien åpner for. 

Forvaltning

Nofima har hva vi kaller hele livsløpet med forvaltning i Skill. Dette innebærer et sett med produkter som er tidsfestet i et "hjul" gjennom et helt år. Forvaltningen innebærer alt fra helsesjekk,  tilpasinger og justeringer på løsning til veikart innen samhandling.